用 AI 写工作邮件可以省起草时间，但语气、事实与发送责任仍在你手上。正确姿势不是「把需求扔进去等成品」，而是先给足背景，再让它起草，最后由你定稿。
先写清三件事
- 收件人是谁、你们当前关系与沟通目标。
- 必须出现的事实：时间、金额、附件、截止日期。
- 语气边界：正式/友好、要不要致歉、是否需要明确「请确认」。
把这三件事写成五到八行要点再喂给 AI，输出质量通常远高于一句「帮我写封邮件」。若涉及数据或承诺，逐句核对，不要假设模型记得你们上周的口头约定。
定稿检查清单
- 称呼、抄送、主题是否正确？
- 有没有把内部吐槽或未确认信息写进去？
- 行动号召是否唯一、可执行？
AI 负责加速草稿，你负责对后果负责。
养成习惯：模型输出只进草稿箱，你改完再发。这样既保留效率，又避免「一键发送」带来的职场事故。
适合交给 AI 的，和不适合的
适合：结构重整、礼貌改写、多版本语气对比、把要点扩成段落。不适合：未核实的业绩数字、尚未公开的人事信息、需要你个人担保的承诺。把敏感原文脱敏后再喂给模型，是基本礼貌，也是风险控制。
若团队共用提示词模板，把「禁止编造」「先列要点再成文」写进模板页眉，新人也能少踩坑。邮件发出前再通读一遍收件人姓名——模型偶尔会张冠李戴。